Archivo Central

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 

Criterios preliminares
Esta área está sustentada jurídicamente en la Ley 7202 y su Reglamento. Naturaleza y Objetivo.

Es una unidad de asistencia y apoyo técnico-administrativo a todas las áreas de UNGL en materia de Archivística. Su objetivo es coordinar, supervisar y controlar que se cumplan las directrices del Archivo Nacional y su Reglamento en materia de organización y funcionamiento de los archivos de gestión y del archivo central de la UNGL, según la Ley 7202 y su Reglamento.  

Depende de la Dirección Financiera Administrativa. 

Funciones Generales
  1. Asesorar a los responsables de área y personal secretarial, administrativo, técnico o profesional en materia de archivística y de la normativa que rige la organización y funcionamiento de los archivos de gestión.
  2. Mantener organizado y en perfecto estado de funcionamiento el Archivo Institucional y apoyar al personal secretarial y administrativo del Consejo Directivo y la Dirección Ejecutiva en la organización, archivo y conservación de documentos de dichos
  3. Órganos Superiores de decisión Institucional.
  4. Velar porque los archivos de gestión que son los archivos de las direcciones, departamentos u áreas funcionales de la UNGL; sean responsables de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme un pre-archivo y que deba mantenerse técnicamente organizado.
  5. Promover la integración de un comité institucional para la selección y eliminación de documentos que generan las diversas áreas de gestión directiva, ejecutiva, administrativa, financiera, técnica y otras.
  6. Presidir el Comité Institucional de Archivo, el cual está formado además por el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación y serán responsables de evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos y de consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en dudas de cuándo se debe eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.
  7. Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
  8. Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la UNGL.
  9. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución.
  10. Consultar a la Dirección General del Archivo Nacional, cuáles documentos transferir y que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.
  11. Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en las labores de archivo que se realizan en la UNGL.
  12. Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal responsable de archivos de gestión en la institución.
  13. Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del Archivo Central y de los archivos de gestión de la entidad.
  14. Asistir a la asamblea general de archivistas, cada año, los archivistas que laboren en el archivo central de la UNGL.
  15. Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, la respectiva autorización para eliminar documentos institucionales.
  16. Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución.
  17. Realizar otras labores propias de la clase de puesto que su superior le asigne.
  18. Elaborar y presentar informes trimestrales y semestrales acerca del cumplimiento de las actividades contempladas en el POA del área a su cargo y su ejecución presupuestaria.
  19. Asistir y dar soporte a las labores requeridas por su jefatura directa en el momento que se requiera.
  20. Realizar otros procesos, actividades y funciones propias de la clase de puesto que le sean asignadas por su superior inmediato.
  21. Elaboraron capacitaciones a la RED de Archivistas Municipales, actualmente lideradas por el señor Presidente Andrés Fernández de la Municipalidad de Desamparados, quien es el presidente de la Junta Directiva.
  22. La UNGL debe contar con archivos de Gestión en cada Departamento, quien debe resguardar hasta por 5 años la documentación confeccionada, para su consulta administrativa, para luego trasladarla mediante una hoja de remisión al Archivo Central.
  23. No se podrá eliminar ningún documento, sin autorización de la comisión de Selección y Eliminación documental.

Contamos con una Misión y una Visión, Reglamento y Manual de procedimiento, hoja de remisión y recibos de préstamo y unos banners.

Contacto

Rosario Cerdas Araya

Correo:rcerdas@ungl.or.cr Telefono:2290-3806 Ext.1017

Archivo Central.

San José, Mata Redonda, Sabana Sur, de la Contraloría General de la República, 200 Oeste, 75 Sur, contiguo a Condominio Torres del Lago.
Teléfono: (506) 2290-3806
 
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