Planificación

Naturaleza y Objetivo

Es una Unidad Asesora de la Dirección Ejecutiva en materia planificación estratégica, táctica y operativa en la UNGL. Tiene como principios la definición de las ideas y el cómo se pretenden realizar para alcanzar los objetivos que se pretenden. Su finalidad es determinar quién, cuándo y cómo se alcanzará las ideas o los objetivos. Es un proceso permanente y aplicable a las actividades que no están en funcionamiento como a las que sí lo están; por lo tanto debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecución puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo. Su objetivo principal es contribuir al éxito de la Institución, mediante el control del cumplimiento, integración y coordinación de los Planes Operativos Anuales con el Plan Estratégico de la UNGL para el periodo respectivo. Depende de la Dirección Ejecutiva y es una Unidad integrante de la estructura organizativa administrativa actual de la Institución y establecida por sus Estatutos.

Funciones Generales

a. Apoyar y asesorar a la Dirección Ejecutiva en el liderazgo de los procesos de diseño, organización, dirección (coordinación) y control de los procesos de planificación estratégica, táctica y operativa de la UNGL.
b. Realizar en coordinación con la Dirección Ejecutiva, presentación del POA ante el Consejo Directivo para su conocimiento y aprobación final.
c. Supervisar y controlar la integración, evaluación y ejecución que los programas y actividades que sustentan las diversas unidades o áreas que integran la organización, estén contemplados en cada uno de sus POA y garantizar que los mismos respondan a los diversos ejes que componen el Plan Estratégico de la Institución.
d. En seguimiento de la ANC 2011-2016 y en coordinación de la Dirección Ejecutiva y Planificación Institucional, establecer con los entes competentes y
especializados, mecanismos para el fortalecimiento de capacidades en materia de gestión del riesgo.
e. Elaborar en coordinación con Dirección Ejecutiva e Incidencia Política Gubernamental y Legislativa y en conjunto con la Contraloría General de la República, una propuesta para que exista una mejor vinculación entre programas de gobierno, planes estratégicos y planes operativos anuales de las municipalidades; así como de los tiempos de planificación del sector municipal.
f. Coordinar activamente con la alta gerencia ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en niveles más bajos.
g. Ayudar a la Dirección Ejecutiva y a responsables de áreas a obtener status mediante la planificación adecuada lo que le contribuye a proporcionarle una dirección confiada y agresiva de su visión de la Institución y/o su área de acción...
h. Elaborar herramientas para la planificación institucional y brindar asesoría y asistencia técnica en la aplicación de las mismas a los responsables de unidades y áreas funcionales, para la elaboración de los planes operativo de las diversas unidades que lo requieran.
i. Tener presente todos los principios que distinguen el proceso de Planificación a la hora de que se elaboren los planes.
j. Identificar y señalar la necesidad de realizar cambios futuros en apoyo de la Dirección Ejecutiva para visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave una posible participación.
k. Efectuar un diagnóstico sobre el funcionamiento de las contralorías de servicios, en el marco establecido en la Ley # 9158 y sus reformas con el objetivo de elaborar un programa de implementación de mejoras y de su establecimiento en las municipalidades que no la tengan.
l. Tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales, personal y administración) conjuntándolos y evaluando su impacto individual y colectivo cuando elaboren los planes.
m. Dar respuesta a las preguntas "y que pasa si…" que plantean sus clientes internos y que le permiten, través de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.
n. Diseñar y mantener actualizada en coordinación con el área de Tecnología de la Información, una base de datos para el control, con el fin de cerciorarse que la planificación está dando los resultados buscados.
o. Coordinar con la Asesoría de RRHH la capacitación en temas relacionados con el área de la Planificación, tales como: El por qué Planificar y su Importancia, Los Principios de la Capacitación, Cómo poner en papel las ideas acera de cómo mejorar su trabajo y elaborar un plan para lograrlo, Visualización de
Conjunto, Cómo Aumentar y Equilibrar la utilización de las instalaciones y equipos con el fin de que se haga un mejor uso de lo que se dispone, ente otros temas, y estimular a los responsables de área en su participación y a su personal a cargo
p. Dar seguimiento de actividades de planificación como el llenado de matrices, reuniones con los encargados de procesos, revisión de informes, redacción de informes, asistencia a compañeros en elaboración de informes, entre otros.
q. Elaborar informes de los diferentes procesos de planificación y las representaciones en demás proyectos en los que se requiera de participación.
r. Dar seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos con los encargados de cada proceso (trimestrales y semestralmente).
s. Elaborar y brindar a su superior informes trimestrales y semestrales de seguimiento de metas y objetivos del plan anual operativo.
t. Preparar la presentación de resultados de seguimiento de metas y objetivos del Plan Anual Operativo a su superior inmediato y a responsables de áreas de actividad.
u. Realizar presentaciones del informe semestral de resultados obtenidos a la Junta Directiva.
v. Presentación de los resultados del avance de metas y objetivos a los funcionarios de la UNGL (semestralmente).
w. Ingresar la información referente a POA anual en sistema de Planes y Presupuesto de la Contraloría General de la República.
x. Coordinar la elaboración del Plan Anual Operativo con los encargados de cada proceso, así como la construcción de la propuesta y la presentación de la propuesta del mismo ante la Junta Directiva de la institución.
y. Llenar las matrices correspondientes al Plan Anual Operativo así como su presentación ante el sistema de la Contraloría General de la República.
z. Elaborar informes de los diferentes procesos de planificación y las representaciones en demás proyectos en los que se requiera de participación.
aa. Realizar talleres constructivos en temas de planificación.
bb. Revisar y brindar seguimiento a los planes de trabajo.
cc. Revisar matrices de controles relacionadas al control interno.
dd. Aplicar el SEVRI Institucional y coordinar la implementación de los controles del plan de trabajo.
ee. Brindar un acompañamiento estratégico con las municipalidades en temas de planificación en caso de que se requiera.
ff. Asistir a reuniones periódicas de coordinadores institucionales e interinstitucionales en Consejos, Redes, Comisiones y otros similares.
gg. Realizar otros procesos, actividades y funciones propias del área de programas y actividades atinentes a la disciplina profesional bajo su responsabilidad que le sean asignadas por su superior inmediato.

Contacto
Liliana Sánchez Valerio
Correo electronico: lsanchez@ungl.or.cr 
Teléfono central: 2290-3806 Ext.1010

San José, Mata Redonda, Sabana Sur, de la Contraloría General de la República, 200 Oeste, 75 Sur, contiguo a Condominio Torres del Lago.
Teléfono: (506) 2290-3806
 
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